Algunas personas las llaman “oficinas fantasma”.

Se trata de edificios en barrios y localidades seguras que permanecen “hibernando” durante años.

Quizás camines cerca de estos edificios sin prestarles atención. Tienen poca o ninguna señalización. Tal vez una verja alta y cámaras de seguridad.

Pero dentro hay filas y filas de escritorios esperando a ser usados en caso de desastre. Un lugar donde establecerse si la oficina habitual está inaccesible o destruida.

Ataques terroristas, desastres naturales y sí, también pandemias: estos eventos pueden causar que una compañía cambie de oficina abruptamente y se traslade a los llamados sitios de “recuperación de desastre” o “continuidad de negocio”.

Ahora, una crisis real se cierne sobre todos. En respuesta al nuevo y global coronavirus, las compañías, incluyendo grandes bancos, han activado estos planes de contingencia.

La idea es que si un virus afecta a la sede principal de una empresa, el personal pueda utilizar un lugar alternativo para continuar trabajando.

Es una alternativa a trabajar desde casa, lo cual no es posible para todos los trabajadores, como aquellos que lidian con información comercial delicada, por ejemplo.

Algunas empresas colocan los nombres de los trabajadores en cada escritorio de la oficina de reserva, para que todo el mundo sepa cuál es su lugar asignado.

Algunas compañías guardan tarjetas con el nombre de sus empleados y las sitúan en los escritorios para que cada cual sepa dónde sentarse inmediatamente.

Las computadoras, los teléfonos y los software de negocios se alistan en estas localidades también.

Los edificios se bordean con muros altos y seguridad extrema. También se construyen para soportar huracanes y terremotos.

No todos los negocios pueden pagar estas instalaciones, pero las oficinas alternativas ofrecen una seguridad crucial para ciertas compañías cuando las crisis golpean.

Con frecuencia, estas situaciones solo duran unos días o semanas. Pero con el coronavirus como potencial amenaza hasta 2021, las firmas pueden depender de estas oficinas secretas durante un tiempo mayor.

Construidas para el desastre

“Tenemos clientes en varias regiones que usan nuestras instalaciones. Esto nunca ha pasado, es el primer evento global que estamos gestionando”, comenta Patrick Morley, vicepresidente de gestión de producto global en Sungard Availability Services, una compañía que provee oficinas de emergencia y tecnologías a las empresas.

Sungard tiene 60 oficinas secretas en unos nueve países, entre ellos Estados Unidos y Reino Unido. Muchas de las oficinas se encuentran en Londres.

Las empresas, por lo general, rentan un cierto número de escritorios en los centros de recuperación de desastres, A veces comparten estos espacios con otras compañías, pero las más poderosas tienen acceso exclusivo.

Al distribuir la fuerza de trabajo en un mayor número de sitios, los negocios esperan mitigar algunos de los riesgos del covid-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus.

Durante la crisis del coronavirus, distribuir a los empleados en distintos sitios podría ayudar a disminuir los riesgos de contagio.

Pero muchos dicen que trabajar desde casa es mejor, ya que cualquier espacio compartido puede convertirse en un lugar de transmisión del virus.

Morley confirma que sus clientes piensan en la higiene y le piden que limpie las oficinas antes de comenzar la jornada.

Sungard ha colocado muchos desinfectantes de manos en sus edificios. También hay carteles que recuerdan a los empleados que deben lavarse las manos.

La compañía, además, tiene personal de limpieza contratado.

Las agencias de servicios financieros y bancos son el tipo de negocio que con mayor probabilidad contratan estos servicios, pero también aseguradoras, petroquímicas e inmobiliarias.

Por razones de seguridad, las compañías rara vez revelan la ubicación de sus oficinas secretas.

Aunque los nombres de los clientes son confidenciales, algunos detalles de las instalaciones de Sungard son públicos. La firma tiene un edificio en el centro de Londres que alberga espacio para 1.700 personas.

Cuando los negocios quieren enviar a su personal a las oficinas de emergencia, se les pide transferir sus operaciones inmediatamente y se les da un tiempo específico en que comenzarán las nuevas condiciones de trabajo.

Algunos trabajadores han tenido acceso previo a las nuevas instalaciones durante ensayos y pruebas. Para otros se trata de un lugar completamente desconocido. Pero hay formas de hacer esta transición más llevadera.

Según Morley, uno de sus espacios en Londres, prácticamente vacío la mayoría de los días, mantiene dos de sus tres entradas bloqueadas.

Sin embargo, cuando un cliente alquila un espacio, una de esas entradas puede abrirse y usarse como la nueva zona de recepción. De esa forma, los empleados pueden ser saludados por el mismo o la misma recepcionista que habitualmente les conoce.

Algunas empresas incluso mantienen el acceso a través del deslizamiento de tarjetas.

Una vez dentro, el personal encuentra señalizaciones que le indican a qué zona dirigirse, dependiendo de su función. Todo el equipamiento que necesitan ya está listo y esperando por ellos.

Este tipo de oficinas se conocen como “sitios calientes” en la industria porque pueden usarse inmediatamente y no necesitan equiparse o “calentar” antes.

Los “sitios fríos”, por el contrario, suelen ser simples y están vacíos a la espera de que el equipamiento se transfiera durante una crisis.

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